GDPR
Algemeen
De Willebroekse Kajak Klub Hazewinkel V.Z.W., hierna vermeld als WKKH, hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
WKKH houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
Als sportclub zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens.
Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Secretariaat Willebroekse Kajak Klub Hazewinkel
Beenhouwerstraat 29
2830 Heindonk (Willebroek)
willebroeksekajakklub@gmail.com
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Je persoonsgegevens worden door WKKH verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van WKKH, zowel aan sportieve als extra-sportieve evenementen (uitvoering overeenkomst en gerechtvaardigd belang)
voor het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en verslagen van activiteiten (gerechtvaardigd belang)
voor het bijhouden van de vrijwilligersadministratie (contractuele grond)
voor het bekomen van subsidiëring door de overheid, het overkoepelend sportverbond of andere parastatale instellingen (gerechtvaardigd belang)
voor de tussenkomst in lidgelden van sportclubs aan leden door mutualiteiten of andere organismen
voor promotie en PR (gerechtvaardigd belang)
voor boekhoudkundige bewegingen: vb ontvangen lidgelden, terugbetaling van onkosten voorgeschoten door leden ...
voor controle van en toegang tot het privé- en clubmateriaal
voor controle door de beheerder van de infrastructuur die de club huurt en gebruikt, i.c. SportVlaanderen Hazewinkel
voor het beantwoorden aan de reglementen van de wet op de V.Z.W.
Welke gegevens verwerken we?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen :
identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, rijksregisternummer, bankrekeningnummer, sportbrevetten, sportdiploma, trainerscursus, lidgeld, kenmerken van privémateriaal aanwezig in de botenloods ….
medische geschiktheidattesten
beeldmateriaal (foto's, video's, opnames van clubactiviteiten of evenementen)
competitiegegevens: aansluitingsnummer, klassement, licentie, wedstrijdgegevens en -resultaten, informatie over schorsing, overtredingen
gegevens over deelnames aan activiteiten of evenementen, vb. aantal toertochten
medische informatie bij sportongeval voor aangifte bij de verzekeringsmaatschappij
Wie verwerkt de gegevens?
De gegevens worden verwerkt door volgende personen:
de bestuursleden van de vereniging
de actieve leden van de vereniging: enkel in het kader van de Algemene Vergadering van WKKH
Verstrekking aan derden
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
de ledenadministratie van de federatie
de verplichte sportverzekering
het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
het aanvragen van subsidies
communicatie via sociale media (Facebook, Whatsapp, ...)
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkerovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden. Maar in uitzonderlijke gevallen kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier expliciet toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking daarvan.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkerovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden. Maar in uitzonderlijke gevallen kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier expliciet toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking daarvan.
Bewaartermijn
WKKH kan persoonsgegevens langer bewaren dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt,
met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).
Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen. De club verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 10 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking). Deze beperking geldt evenwel niet voor foto's, video's of opnamen, dit materiaal kan onbeperkt behouden blijven op internet of op sociale media, tenzij dit expliciet verboden werd door het betrokken clublid.
Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen. De club verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 10 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking). Deze beperking geldt evenwel niet voor foto's, video's of opnamen, dit materiaal kan onbeperkt behouden blijven op internet of op sociale media, tenzij dit expliciet verboden werd door het betrokken clublid.
Beveiliging van de gegevens
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
alle personen die namens WKKH van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt alleen toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
Je rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht op inzage, kopie of aanpassing van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben.
Je hebt het recht op het wissen/verwijderen van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt.
Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren. Tevens kunt je bezwaar maken tegen de manier waarop (een gedeelte van) bepaalde persoonsgegevens van jou verwerkt worden door ons of door één van onze verwerkers op voorwaarde dat ze niet langer noodzakelijk zijn voor de originele doeleinden waarvoor ze voorzien waren.
Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij.
Voor de uitoefening van alle hierboven vermelde rechten kunnen wij je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan je verzoeken.
Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren. Tevens kunt je bezwaar maken tegen de manier waarop (een gedeelte van) bepaalde persoonsgegevens van jou verwerkt worden door ons of door één van onze verwerkers op voorwaarde dat ze niet langer noodzakelijk zijn voor de originele doeleinden waarvoor ze voorzien waren.
Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij.
Voor de uitoefening van alle hierboven vermelde rechten kunnen wij je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan je verzoeken.
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact op te nemen met het bestuur van de club.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Wijziging privacyverklaring
WKKH kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 1 juli 2019.